Qui n’a pas entendu parler de la facture électronique ? Depuis le 1er janvier 2021, toutes les entreprises sont dans l’obligation de transmettre leurs factures destinées au secteur public au format numérique via le portail de facturation mis en place à cet effet, Chorus Pro.
Des avancées de cette réforme sont prévues pour bientôt et engageront toutes les entreprises à réceptionner et émettre des factures électroniques, mais pas d’inquiétude on vous explique tout !
La facture électronique : c’est quoi ?
Une facture au format electronique est une facture qu’une entreprise emet, transmet et reçoit sous un format dématérialisé. Ce document numérique comporte obligatoirement un minimum de données sous forme structurée. Une facture électronique se différencie donc des factures physiques ou papier et du PDF classique.
La réforme prévoit d’étendre la règlementation en faveur des factures électroniques à l’ensemble des opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
La facture électronique : quelles sont les étapes ?
La démarche de la facturation électronique se fait en 3 étapes.
Le vendeur ou fournisseur envoie sa facture via le Portail Public de Facturation (PPF) ou grâce à un Portail de Dématérialisation Partenaire (PDP). L’acheteur pourra ensuite récupérer sa facture directement sur ce portail, elle sera aussi transmise à l’administration fiscale.
Etape 1 : La facturation électronique pour toutes les opérations d’achats et de ventes, que ce soit pour des biens ou des prestations de services.
C’est la première étape dite e-invoicing ! Ici il s’agit d’éditer le document de facturation électronique.
Etape 2 : L’e-reporting, c’est la transmission des données de la facture à l’administration fiscale grâce au portail publique ou au portail de dématérialisation partenaire. Afin qu’elle ait un accès à l’ensemble des éléments de votre facture.
Etape 3 : L’archivage, une partie importante à ne pas oublier. Que ce soit du côté du fournisseur ou celui du client, l’archivage est une obligation, il faut respecter plusieurs normes : un minimum de 10 ans d’archivage par facture est exigé ! Elle doit être archivée de façon sécurisée sur un coffre-fort électronique, le disque dur ne suffit pas ! Attention, l’archivage de la facture originale se fait au format numérique, une impression sera considérée comme une copie !
La facture électronique : le nouveau calendrier 2026 à 2027
Le nouveau calendrier a enfin été communiqué après le report des dates initiales, mais n’oubliez pas que les systèmes de facturation électronique doivent être anticipés car leur mise en place peut prendre du temps.
- SEPTEMBRE 2026 : Toutes les entreprises doivent être en capacité de réceptionner les factures au format électronique, et les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire seront dans l’obligation d’émettre les factures électroniquement.
- SEPTEMBRE 2027 : Les petites, moyennes entreprises et microentreprises seront à leur tour dans l’obligation d’émettre leur facture au format électronique.
Attention, dès le début de la réforme, toutes les entreprises devront accepter de réceptionner les factures électroniques, pour s’adapter aux obligations de ses clients, fournisseurs et/ou partenaires.
La facture électronique : quels sont les avantages ?
La dématérialisation peut prendre un peu de temps à mettre en place, mais les avantages ne sont pas négligeables !
Voici quelques atouts de cette réforme :
- 📩 Rapidité : Un échange de facture en temps réel vous permettra de gagner du temps et sécuriser vos paiements
- 👌🏻 Simplicité : Une solution adaptée vous permettra d’améliorer votre productivité, en effet avec le bon logiciel, vous pourrez automatiser le traitement des factures.
- 🔒 Sécurité: Plus d’erreur de saisie et un suivi des transmissions, la dématérialisation vous permet de garder une traçabilité de vos opérations et de gagner en fiabilité.
- ♻️ Eco – Responsabilité : Un geste pour l’environnement, les factures électroniques permettent de réduire le papier, les envois physiques et donc les transports ainsi que les déchets. Mais pas seulement, 10 % des arbres coupés dans le monde sont utilisés pour faire des factures papier, sans compter l’eau et l’énergie utilisée, ce qui représente un impact environnemental important. Alors renforcer votre démarche RSE en dématérialisant vos factures !
- 📈Performance : Avec le temps, la facturation électronique permettra par exemple de réaliser des prévisions de TVA.
Facture électronique : comment s’y prendre ?
Vous pouvez utiliser directement le PPF : solution de facturation mise en place par l’État pour respecter les obligations légales sur la facturation électronique.
A l’instar de Chorus Pro dédié aux échanges B2G , le portail de l’Etat vous permettra de saisir et déposer une facture , définir votre organisation et vos échanges en B2B, c’est-à-dire les échanges entre votre entreprise et une autre entreprise.
Mais attention ce n’est pas la solution la plus évidente et la plus stratégique !
Il existe aussi des plateformes intermédiaires (PDP) qui vous permettront de faire le lien entre votre entreprise et le PPF.
👇🏻Mais avez-vous pensé à gérer votre logiciel de facturation électronique directement sur votre ERP ?
Facture électronique x ERP : une solution Microsoft !
Votre logiciel de gestion commerciale pourrait bien vous permettre de gérer votre entreprise de A à Z, y compris la facturation électronique. Renseignez-vous auprès de votre intégrateur d’ERP !
Si vous gérez votre entreprise grâce à Microsoft Dynamics 365 Business Central, réjouissez-vous Microsoft a prévu d’intégrer la facturation électronique d’ici au début de la réforme. Votre logiciel ERP respectera la nouvelle règlementation et vous permettra de gérer l’ensemble de votre facturation électronique.
Bien sûr, nous vous présenterons cette nouveauté lors de sa sortie !
CAP Vision vous propose dès maintenant la transmission des factures et avoirs destinés à vos clients B2G sur Business Central. Grâce à notre application solution E.D.I., vous pouvez dématérialiser l’ensemble de vos documents commerciaux et logistiques. Cette solution vous permettra de centraliser toutes vos données et vos démarches administratives sur un seul logiciel, nous vous proposons d’y associer le portail gratuit Chorus Pro.
